Madde 9 — EXPO Konseyi toplantılarının düzenlenmesi

MADDE 9 – (1) EXPO Konseyi; en az ikisi Antalya’da olmak üzere yılda en az dört defa olağan ve gerektiğinde Konsey Başkanının çağrısı üzerine olağanüstü olarak toplanır. EXPO Konseyi, en az yirmi yedi üyenin katılımıyla toplanır ve en az yirmi bir üyenin aynı yönde oyu ile karar alır. Konsey Başkanı, gerekli görülen hallerde toplantılara, oy hakları olmamak kaydıyla, EXPO Konseyi üyesi olmayan kamu kurum ve kuruluşları ile sivil toplum kuruluşlarından temsilcileri davet edebilir.

(2) Üst üste iki toplantıya veya bir yıl içinde toplam dört toplantıya mazeretsiz olarak katılmayan üye istifa etmiş sayılır ve temsil ettiği örgütün veya kurumun üyeliği düşer. Bu üye yerine EXPO Konseyi Başkanının teklifi ve Bakan onayı ile yeni üye atanır.

(3) Olağan toplantıların duyuruları, gerçekleştirilecek toplantıdan en az yedi gün önce üyelere resmi yazı ve/veya elektronik posta yolu ile ofis tarafından tebliğ edilir. Olağanüstü toplantılarda süre koşulu aranmaz. Toplantı duyurusu, toplantı yeri, saati ve gündemine dair bilgileri içerir. Toplantı gündemi EXPO Konseyi üyelerinin önerileri ve Yönetim Kurulu tarafından tevdi edilen görevler doğrultusunda, EXPO Konseyi Başkanı tarafından belirlenir.

(4) Oylama toplantı sırasında gerçekleştirilir. Üyeler, çekimser ve bir diğer üye adına oy kullanamaz. Karşı oy kullanan üyelerin gerekçeleri karara eklenir.

(5) EXPO Konseyinin yürüttüğü görevler kapsamında sekretarya işleri Ofis tarafından yürütülür. Toplantılarda alınan kararlar üyelerce imzalanarak zapt altına alınır. Hazırlanan tutanaklar bir sonraki toplantıda üyeler ve temsilciler tarafından imzalanarak, nihai toplantı tutanağı olarak kaydedilir ve bir örneği Ofis arşivinde saklanır. Alınan kararlar ve toplantı tutanakları Yönetim Kuruluna yazı ile iletilir. Kararlar toplantı sonrasında karara muhatap kurumlara gereği yapılmak üzere bildirilir.

Genel Sekreterliğin yapısı ve görevleri