Madde 7 — Yönetim Kurulu toplantılarının düzenlenmesi
MADDE 7 – (1) Yönetim Kurulu olağan toplantıları ayda bir defa, olağanüstü toplantıları ise ihtiyaç duyulduğunda Yönetim Kurulu Başkanının daveti üzerine gerçekleştirilir.
(2) Bakanın katılmadığı toplantılarda, başkan vekili başkanlığı yürütür. Üst üste iki toplantıya veya bir yıl içinde toplam üç toplantıya mazeretsiz olarak katılmayan üyeler istifa etmiş sayılır ve bu üyelerin temsil ettiği örgüt veya kurumun on beş gün içinde yeni üye bildirmemesi halinde bu üyelerin yerine Bakan tarafından yeni üye atanır.
(3) Olağan toplantıların duyuruları gerçekleştirilecek toplantıdan en az yedi gün önce üyelere yazılı olarak ve/veya elektronik posta yolu ile bildirilir. Olağanüstü toplantılarda yedi günlük süre koşulu aranmaz. Toplantı duyurusu, toplantı yeri, saati ve gündemine dair bilgileri içerir. Toplantı gündemi, Genel Sekreterliğin önerisi ve Yönetim Kurulu Başkanının onayı ile belirlenir. Yönetim Kurulu belirlenen gündemle toplanır. Yönetim Kurulu gündemde değişiklik yapabilir.
(4) Toplantılar en az yedi üyenin katılımı ile gerçekleştirilir. Yeterli katılımın sağlanmadığı durumlarda toplantı iptal olmuş sayılır ve aynı ay içinde duyuru yenilenerek toplantının gerçekleştirilmesi sağlanır.
(5) Kararlar toplantı sırasında en az beş üyenin aynı yöndeki oyu ile alınır. Üyeler, çekimser ve bir diğer üye adına oy kullanamaz. Karşı oy kullanan üyelerin gerekçeleri karara eklenir.
(6) Toplantılara ait sekretarya hizmetleri Ofis tarafından yürütülür. Toplantılarda alınan kararlar, toplantı sırasında Yönetim Kurulu Karar Defterine işlenip üyelerce imzalanarak zapt altına alınır. Kararlar, toplantı sonrasında karara muhatap kurumlara Ofis tarafından Genel Sekreter veya yetkilendireceği personel imzası ile gereği yapılmak üzere gönderilir.
(7) Yönetim Kurulu gerekli görmesi halinde toplantılara kamu kurum ve kuruluşları ile sivil toplum kuruluşlarını davet edebilir. Bu şekilde toplantılara katılan yetkililerin oy hakkı yoktur.
EXPO Konseyinin yapısı, görev ve yetkileri