Madde 37 — İmha edilecek malzeme

MADDE 37 – (1) Belli süreler sonunda saklanmasına yarar görülmeyen arşiv malzemesinin imha edilmesi gerekir. İmha edilebilecek malzemeler şunlardır:

a) Şekli ne olursa olsun, her çeşit tekit yazıları,

b) Elle, yazı makinesi veya bir başka teknikle yazılmış her çeşit müsvedde,

c) Resmî veya özel her çeşit zarf,

ç) Bilgi toplamak amacıyla yapılan ve kesin sonucu alınan yazışmalardan geriye kalanlar (anket soru kâğıtları, istatistiki formlar, çeşitli çizelge ve listeler, bunlara ait yazışmalar gibi hazırlık dokümanları),

d) Birimlere bilgi maksadı ile gönderilen tamim, genelge ve benzerlerinin fazla kopyaları,

e) Dış kuruluşlardan bilgi için gelen rapor, bülten, sirküler, broşür, kitap ve benzeri basılı evrak ve malzeme ile her türlü süreli yayından, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen kitap, broşür, sirküler, form ve benzeri mevzuat değişikliği nedeniyle kullanılmayan evrak ve defterlerden elde tutulacak örnekler dışındakilerin tamamı,

f) İsimsiz, imzası ve adresi bulunmayan dilekçe, ihbar ve şikâyetler,

g) Bilgi için gönderilen yazılar,

ğ) Personel devam defter ve çizelgeleri, izin onayları, hasta sevk formları,

h) Görev talepleri ve cevap yazıları, işleme konmamış başvurular ve yazılar,

ı) Her türlü istek, teklif, teşekkür yazıları ve cevapları,

i) Davetiyeler, bayram tebrikleri,

j) İstifade edilmesi, onarılması ve yerine konması mümkün olmayan evrak ve benzeri.

(2) Delil olma vasfı taşımayan, hukuki ve ilmi kıymeti bulunmayan, muhafazasına lüzum görülmeyen evrak imha işlemine 3 kişiden oluşan ayıklama ve imha komisyonunca karar verilir.

İmha listesinin düzenlenmesi