Madde 21 — Kapalı Teklif Usulü
Madde 21 — Kurum Bütçesinde tespit edilen tutarın üzerinde olan mal ve hizmet alımları kapalı teklif usulü ile yapılır.
Kapalı teklif usulüne göre alım-satım ve ihale işleri aşağıdaki şekilde yapılır:
a) Tahmini bedelin saptanmış olduğu durumlarda teklif edilen indirimi, saptanmamış olan durumlarda da teklifi içeren mektuplar isteklilerce hazırlanıp imzalanır. Bu mektuplar bir zarfa konur ve üzerine teklif kelimesi, isteklinin adı, firması ve adresi yazılarak zarf kapatılır. Bu zarf, geçici teminat mektubu veya makbuzu ve istenilen diğer belgelerle birlikte ikinci bir zarfa konularak kapatılır ve üzerine hangi işe ait olduğu yazılır.
Teklif mektubunda, şartnamenin tümüyle okunup kabul edildiğinin kayıt edilmesi ve önerilen fiyatın hem yazı, hem de rakamla açıkça yazılması, kazıntı ve silinti bulunmaması gerekir.
b) Teklif mektupları, ihalenin yapılması için belirlenmiş ve ilan edilmiş olan gün ve saate kadar sıra numaralı makbuz karşılığında Alım-Satım ve İhale Komisyonu Başkanının görevlendireceği kişiye teslim edilir. Makbuz numaraları ve mektubun alındığı tarih ve saat zarfın üzerine yazılır. Süre bitince Komisyon Başkanı ve üyeler tarafından sürenin bittiğine ve alınan zarf adedi ile makbuzların tarih ve sayısına ilişkin bir tutanak hemen düzenlenir.
Postada meydana gelen gecikmeler dikkate alınmaz ve geç gelen mektubun geliş zamanı bir tutanakla saptanır.
c) Belirlenen gün ve saatte zarflar açılmadan önce, daha önce düzenlenmiş olan tutanaklar okunur. Bundan sonra zarflar numara sırası ile açılarak ihaleye girmek için aranılan genel ve özel şartların yerine getirilip getirilmediği, geçici teminatın miktar, şekil ve diğer bakımlardan uygun olup olmadığı incelenerek kimlerin ihaleye kabul edildiği hazır bulunanlara bildirilir.
Belgeleri tamam olmayanların teklifleri dikkate alınmaz ve bu durum bir tutanağa bağlanır, kabul edilmeyen isteklilerin teklif mektuplarını içeren zarflar açılmayarak kendilerine veya vekillerine geri verilir.
d) Teklif mektuplarını içeren iç zarflar açılmadan önce eksiltme veya artırmaya kabul edilenlerden başkası odadan çıkarılır. Bundan sonra teklif mektupları numara sırasıyla Komisyon Başkanı tarafından açılarak yüksek sesle okunur. Şartnameye uygun olmayan veya şartname dışında şartlar taşıyan teklifler dikkate alınmaz.
Tutanağın düzenlenmesinden sonra teklif sahipleri Komisyondan çıkarılır ve Komisyon çalışmaya başlar. Tekliflerin incelenmesi ve karşılaştırılması sonunda en uygun görülen teklif, bir kararla tespit edilerek yetkili merciin onayına sunulur.
Şartnameye aykırı olmayan bazı teknik konuların incelenmesi için kararın başka bir güne bırakılması gerektiğinde, bu durum eksiltme veya artırmaya girenlere bildirilir ve aynı oturumda Komisyon kararı yazılarak Komisyon tarafından imzalanır. Komisyon kararlarına tüm geçerli tekliflerin özeti kaydedildikten sonra bunlardan en uygun görüleni, tercih nedenleri ile birlikte yazılır.
Birkaç teklif sahibi tarafından aynı fiyat teklif edildiği ve bunların da uygun bedel olduğu anlaşıldığı takdirde, aynı teklifi veren istekliler ile pazarlık yapılır ve eksiltmede en düşük fiyatı, artırmada ise en yüksek fiyatı verene ihale edilir.
Kapalı teklif usulü ile yapılacak eksiltme veya artırmaya istekli çıkmaz veya isteklilerin teklifleri uygun bulunmaz ise iş tekrar kapalı teklif usulü veya pazarlık usulü ile ihaleye çıkarılabilir.
e) Yurtdışı piyasadan yapılacak alımlarda, muhtelif memleketlerde iç ve dış piyasada o işle meşgul olan en az üç (3) firmadan teklif istenmesi esastır.
Belli İstekliler Arasında Kapalı Teklif Usulü