Madde 14 — Kayıt ve Dosyalama İşleri

Madde 14 - İkmal ve Bakım Dairesi Başkanlığında;

a)            a) Arşiv dosyası tutulur. Bu dosya harita mutemedi tarafından düzenlenir. İstek fişleri, tesellüm belgeleri, zimmet fişlerinin birer sureti ile bunlarla ilgili

üst yazıların birer sureti bu dosyada arşiv olarak korunur.

b) İstek fişleri ve kullanıcı zimmet fişleri dosyaları tutulur. Bu dosya ile harita mutemedi dokümanların takibini yapar.

c) Zimmet defteri tutulur. evrakın kime teslim edildiğini takip için kullanılır.

d) EK-10'daki örneğe göre "Harita ve Harita veya Deniz Bilgileri ve Hava Fotoğraflarının İstek, Temin, Zimmet ve İade Çizelgesi" tutulur. Bu çizelge

sayesinde, Emniyet Genel Müdürlüğü tarafından kullanılan harita ve dokümanların kronolojik takibi bir liste üzerinde takip ve kontrol edilir ve arşiv değerlendirmesinde ve sayımında kolaylık sağlar.

e) Haritayla ilgili doküman evrak dosyası tutulur. Bu dosyada konu ile ilgili gelen ve giden yazılar dosyalanır.