Madde 14 — Fonun iç kontrol sistemi
MADDE 14 – (1) İç kontrol sistemi; fonun faaliyetlerinin verimliliğinin ve etkinliğinin, finansal ve idari konulara ait bilgilerin güvenilirliğinin ve zamanında elde edilebilirliğinin sağlanmasını, fon faaliyetlerinin ilgili mevzuata, emeklilik sözleşmesine, fon içtüzüğüne, izahnameye uygun yürütülmesini, hata, hile ve usulsüzlüklerin önlenmesini ve tespitini, muhasebe kayıtlarının doğru ve eksiksiz olmasını ve finansal bilgilerin doğru ve güvenilir olarak zamanında hazırlanmasını temin etmek amacıyla uygulanan esas ve usullerdir.
(2) Şirketin fon iç kontrol sistemine ilişkin tüm usul ve esaslar yazılı hale getirilerek fon kurulu kararına bağlanır.
(3) İç kontrol esas ve usulleri asgari olarak;
a) Fon faaliyetlerinin kanuni düzenlemelere, şirketin amaç ve konusuna, fon içtüzüğüne ve izahnameye uygun olarak yapılmasını,
b) Fon adına yapılan işlemlerin genel ve özel yetkilere dayalı olarak gerçekleştirilmesini, sözleşmelere uygun olarak yapılmasını, fon işlemleri için gerekli belgelerin düzenlenmesini,
c) Fonun muhasebe, belge ve kayıt düzeninin etkin bir şekilde işlemesini,
ç) Usulsüzlüklerden ve hatalardan kaynaklanan risklerin asgariye indirilebilmesi için risklerin tanımlanmasını ve gerekli önlemlerin alınmasını,
d) Fon personelinin kendi adına yaptıkları işlemlerin fon ile çıkar çatışmasına yol açacak nitelikte olup olmadığının tespitini,
e) Fondan yapılan harcamaların belgeye dayalı ve piyasa rayicine uygun olup olmadığının tespitini,
f) Fon portföyünün değerlemesinin, fonun birim pay değerinin belirlenmesinin, fon portföy oranlarının ilgili mevzuata, fon içtüzüğü ve izahnameye uygunluğunun kontrolünü,
temin edecek şekilde oluşturulur.
(4) Fonun faaliyetlerinin iç kontrol esas ve usullerine uygun olarak işleyişi, fon denetçileri tarafından denetlenir. Şirket bu amaçla, 12 nci maddenin üçüncü fıkrasında belirtilen nitelikleri haiz en az bir fon denetçisi atar. Şirketin denetçisi de bu nitelikleri haiz olma koşulu ile iç kontrol görevini yerine getirebilir.
(5) Tespitleri ve denetleme sonuçlarını ihtiva eden raporlar en geç her takvim yılını izleyen üç ay içinde şirketin yönetim kurulu ile fon kuruluna sunulur ve söz konusu raporlardan bilgi edinildiği ilgili kurullarda karara bağlanır. Bu raporların en az beş yıl süre ile şirket nezdinde saklanması zorunludur.
(6) Fon denetçisi, fonun mali durumunu zayıflatacak veya olağandışı sonuçlar doğuracak herhangi bir durumun varlığını tespit etmesi halinde hazırlayacağı denetim raporunu en kısa sürede şirketin yönetim kuruluna sunar ve aynı gün raporun bir örneğini Kurula gönderir.
Risk yönetim sistemi