Madde 13 — Tekliflerin alınması ve ihale oturumları
MADDE 13 – (1) Açık ihale ve davetiye usulü ihalelerde teklifler, kapalı zarf yöntemi ile alınır. Açık ihalelerde, isteklilerin sunması gereken bilgi ve belgeleri içeren yeterlik zarfı ile fiyat teklifini içeren fiyat teklif zarfı aynı zarfın içerisinde elektrik dağıtım şirketine sunulur. Tekliflerin kapalı zarf ile alınması durumunda, her bir zarf üstünde isteklinin adı ve/veya unvanı, imzası, iletişim adresleri, telefonu, hangi ihale için teklif verildiği yer alır. Zarf üzerinde isteklinin teklif tutarına ilişkin herhangi bir bilgiye yer verilemez.
(2) Çerçeve anlaşma alım/satış sözleşmeleri için alınan teklifler hariç, e-posta ile ihale teklifi alınamaz.
(3) Teklifler ihale ilanında belirtilen yer ve son teklif verme tarih ve saatinde, isteyen isteklilerin de katılabileceği oturumda tutanakla açılır. Teklifler, ihale ilanında belirtilen zamandan önce açılamaz.
(4) Alım ihalelerinde yapılan tekliflerin açılmasından sonra açık eksiltme, satış ihalelerinde yapılan tekliflerin açılmasından sonra ise açık arttırma yapılır. Bu hususa satınalma, satma ve ihale prosedürleri ile ihale dokümanında yer verilir.
(5) Yapılacak olan ihalelerde, gelen tekliflerin üçten az olması durumunda ihale iptal edilebilir. İhalenin iptal edilmesi halinde bu durum ihale komisyonunca hazırlanan bir tutanakla tespit altına alınır ve yenilenen ihale, 8 inci madde hükümlerine uygun olarak ilan edilir. Tekrar edilen ihalede bu maddede belirtilen teklif sayısı şartı aranmaz. Bu hususlara ihale dokümanında yer verilir.
(6) İhale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu ve ihaleye katılan isteklilerin listesi tutanakla tespit edilerek, oturumda hazır bulunanlara duyurulur ve hemen ihaleye başlanır. Öncelikle ihaleye katılabilme şartı olarak istenilen bütün belgeleri içeren yeterlik zarfı açılır. İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik veya teklif zarfı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir, bu isteklilerin fiyat teklif zarfları açılmaz. Bu aşamada teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Belgeleri eksik veya teklif zarfı usulüne uygun olmayan istekliler oturumdan çıkartılarak birinci oturum kapatılır; ara verilmeden ikinci oturuma geçilir. İkinci oturumda fiyat teklif zarfları açılır ve okunur. İkinci ihale oturumunda, ilk tekliflerin açılması sonrasında, alım ihalelerinde en yüksek, satım ihalelerinde en düşük teklifi veren istekli ihaleden elenerek, nihai tekliflerin oluşturulacağı açık eksiltme/açık arttırma/pazarlık işlemleri aşamasına katılamamasına yönelik düzenleme yapılması halinde, elenen istekli oturumdan çıkartılır. Kalan isteklilerle, nihai teklifler alınana kadar alım ihalelerinde açık eksiltme ve pazarlık, satış ihalelerinde açık arttırma ve pazarlık işlemleri gerçekleştirilerek teklif fiyatları ile pazarlık aşamasındaki ara verilmeksizin yapılan etaplarda oluşan nihai teklif fiyatları tutanak altına alınarak oturum sonlandırılır. Belli istekliler arasındaki ihale usulü ile yapılan ihalelerde ise, ön yeterlik ihalesi aşaması tamamlandıktan sonra, yeterlik alan istekliler arasında yapılacak ikinci aşama ihale, ikinci oturumdan başlanarak sonuçlandırılır.
(7) İhale komisyonunca ihtiyaç duyulması halinde, teknik ve mali değerlendirmeler sonucunda yeterli bulunan firmaların tümü ile ikinci oturumda verdikleri nihai teklif fiyatları üzerinden alım ihalelerinde açık eksiltme ve/veya pazarlığın, satış ihalelerinde açık arttırma ve/veya pazarlığın yapılacağı üçüncü bir oturum düzenlenebilir. Bu oturumda oluşan nihai teklif fiyatları, alım ihaleleri için ikinci oturumda oluşan nihai teklif fiyatlarının üzerinde, satış ihalelerinde ikinci oturumda oluşan nihai teklif fiyatlarının altında olamaz. Üçüncü oturumda oluşan nihai teklif fiyatları tutanak altına alınarak oturum sonlandırılır ve ihale sonuçlandırılır.
(8) Yaklaşık maliyeti 2.000.000 TL ve üzerindeki ihalelerin birinci, ikinci ve gerçekleşmesi durumunda üçüncü oturumları, görüntü ve sesler anlaşılır olacak şekilde en az bir video kamera ile kaydedilir. Söz konusu video kayıtları, yetkili merciler tarafından istenildiğinde sunulmak üzere ihale dosyasında muhafaza edilir.
(9) İhalelerin birinci, ikinci ve üçüncü oturumları, isteklilerin elektronik olarak uzaktan erişimle katılabileceği canlı toplantı metodu ile gerçekleştirilebilir. Bu kapsamda;
a) İhalelerin birinci ve ikinci oturumları elektronik olarak uzaktan erişimli canlı toplantı metodu ile gerçekleştirilecekse söz konusu oturumlara uzaktan erişim için gerekli bilgiler ihale dosyası alan tüm isteklilere bu Yönetmelikte belirtilen bildirim esasları çerçevesinde ihale saatinden en geç 24 saat öncesine kadar bildirilir.
b) Üçüncü oturumun elektronik olarak uzaktan erişimli canlı toplantı metodu ile gerçekleştirilmesine karar verilmesi halinde, söz konusu oturuma uzaktan erişim için gerekli bilgiler oturuma katılmaya hak kazanan tüm isteklilere bu Yönetmelikte belirtilen bildirim esasları çerçevesinde ihale saatinden en geç 24 saat öncesine kadar bildirilir.
c) Elektronik olarak uzaktan erişimli canlı toplantı metodu ile gerçekleştirilecek ihale oturumları, görüntü ve sesler anlaşılır olacak şekilde kaydedilir. Söz konusu görüntü kayıtları, yetkili mercilerce istenildiğinde sunulmak üzere ihale dosyasında muhafaza edilir.
Tekliflerin değerlendirilmesi