Madde 67 — Hesaba ilişkin işlemler
MADDE 67 - (1) Kasa hesabına ilişkin işlemler aşağıda gösterilmiştir:
a) Alındılar
1)Muhasebe birimlerince nakden veya çekle yapılan her türlü tahsilat ve veznelere teslim edilen değerler karşılığında “Alındı Belgesi” (Örnek:8) kullanılır. Alındıların şekli, basımı, dağıtımı, iptali ve kullanılmasına ilişkin usul ve esaslar Bakanlıkça belirlenir.
2) Muhasebe birimlerince nakden veya çekle yapılan her türlü tahsilat, veznelere teslim edilen tahvil ve hazine bonosu ve benzeri menkul kıymetler, banka teminat ve garanti mektubu ile şahsi kefalete ilişkin belgeler karşılığında iki nüsha “Alındı Belgesi” düzenlenir. Alındı belgesinin asıl nüshası para, çek veya diğer değerleri teslim edene verilir. İkinci nüshası ise veznede muhafaza edilir. Menkul kıymetler, banka teminat ve garanti mektubu ile şahsi kefalete ilişkin belgeler ilgilisine geri verildiğinde, teslim alındığında verilmiş olan alındı belgesi geri alınarakmuhasebe işlem fişinebağlanır.Muhasebe birimlerince emanet nitelikli hesaba alınan paralar ile yüklenici istihkaklarından yapılan vergi, fon, icra, teminat ve diğer kesintiler karşılığında, hak sahibinin istemesi hâlinde muhasebeleştirme belgesinin onaylı bir nüshası verilir.
b) Kasadan yapılacak ödemeler
1) Bütün ödemelerin ilgilinin banka hesabına aktarma suretiyle yapılması esastır. Ancak, ilgililerin talepleri hâlinde alındığı gün iade edilen teminat ve depozito niteliğindeki ödemeler, banka şubesi bulunmayan yerlerde kasa limiti dâhilindeki ödemeler ile Bakanlıkça kasadan yapılması bildirilen diğer ödemeler muhasebe birimlerince, kasadan veya çek düzenlenmek suretiyle bankadan yapılabilir:
2) Kasadan yapılacak ödemeler ile özel mevzuatlarında aksine bir hüküm bulunmaması hâlinde avans olarak tahsil edilen paralardan iadesi gereken tutarların ilgililere ödenmesinde, her yıl Bakanlıkça belirlenen limitin dört katı uygulanır.
c) Kasa tahsilatının bankaya yatırılması
1) Muhasebe birimlerince bir gün içinde tahsil edilen paralardan, ertesi gün kasadan yapılacak ödemeler için Bakanlıkça tespit edilerek duyurulan tutarların üç katı alıkonularak fazlası, düzenlenecek “Teslimat Müzekkeresi” (Örnek:9) ile bankaya yatırılır.
2) Teslimat müzekkeresi dört nüshalı olup, dördüncü nüsha dip koçandır. Teslimat müzekkeresinin ilk üç nüshası para ile birlikte muhasebe biriminin hesabının bulunduğu bankaya gönderilir. Birinci nüsha alıkonulduktan sonra, ikinci ve üçüncü nüshalar onaylanarak alındıyı teşkil eden üçüncü nüsha veznedarla, ikinci nüsha ise izleyen iş günü banka hesap özet cetveli ile birlikte muhasebe birimine gönderilir. Bankaya yatırılan kasa fazlası paraların belgesi olan ikinci nüsha, düzenlenecek muhasebe işlem fişinin birinci nüshasına bağlanır. Üçüncü nüsha ise veznedarca tarih ve sıra numarasına göre bir dosyada saklanır. Kasa fazlası tutarın, kasa varlığından çıkarılarak teslimat müzekkeresi ile bankaya yatırıldığı, yatırılma belgesinden veya banka hesap özet cetvelinden anlaşıldığında, bu tutar ilgili hesaplara kaydedilir.
ç) Veznedarın kasa ihtiyacı için bankadan alacağı paralar
1) Kasa mevcudunun yapılacak ödemeleri karşılayamayacağı anlaşıldığı takdirde, o günkü ödemeye yetecek tutarda para, veznedar adına düzenlenecek çekle bankadan alınarak kasaya konulur ve veznedar adına bir alındı düzenlenir. Hem veznedar adına çek düzenlendiğinde hem de bankadan alınan para kasaya konulduğunda ilgili hesaplara kayıt yapılır.
2) Muhasebe yetkilileri de dâhil olmak üzere, veznedarlardan başka hiçbir kimse bankadan para alamayacağı gibi, muhasebe yetkilileri kefalete tabi olmadıklarından fiilen tahsilat ve ödeme yapamazlar ve veznedarlara vekalet edemezler.
d) Kasaların kapanması, sayımı ve mevcudunun müşterek muhafaza altına alınması
1) Kasa, günlük resmî çalışma süresinin bitiminden bir saat önce kapatılır. Ancak, muhasebe yetkililerinin gerekli gördüğü hâllerde mesai saati bitimine kadar tahsilata devam edilir. Kasa defteri günü gününe işlenerek, o günkü kasa mevcudunun tamam olup olmadığı veznedar tarafından sayılır ve defterin “Açıklama” bölümüne “Borç” ve “Alacak” genel toplamları ile kasa mevcudunu gösteren aradaki fark yazılarak muhasebe yetkilisi ve sorumlu veznedar tarafından imzalanır.
2) Çeşitli nedenlerle aynı gün paranın bankaya yatırılmasının mümkün olmaması veya banka gişelerinin kapanmasından sonra yapılan tahsilat dolayısıyla kasada biriken para, ertesi gün kasa fazlası bankaya yatırılmak üzere, muhasebe yetkilisi ve sorumlu veznedar tarafından müşterek muhafaza altına alınır.
3) Müşterek muhafaza işlemi, Muhasebe Yetkilisi Mutemetlerinin Görevlendirilmeleri, Yetkileri, Denetimi ve Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre yapılır.
e)Vezne, muhasebe yetkilisi tarafından yukarıda sözü edilen kasa kontrollerinden başka, Muhasebe Yetkilisi Mutemetlerinin Görevlendirilmeleri, Yetkileri, Denetimi ve Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre ayrıca kontrol edilir.
f)Tahsilat ve ödemelere ait belgeler günlük olarak, muhasebe yetkilisi tarafından tespit olunan sürelerde veznedarca muhasebe servisine verilir.
g)Muhasebe yetkilisi mutemetlerinin görevlendirilmesi, mutemetlerce tahsil olunacak paralar, düzenlenecek alındı, defter ve belgeler konusunda Muhasebe Yetkilisi Mutemetlerinin Görevlendirilmeleri, Yetkileri, Denetimi ve Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik hükümlerine ve aşağıdaki açıklamalara göre işlem yapılır:
1) Muhasebe yetkilisi mutemetlerine, paranın yatırılacağı muhasebe birimi tarafından, kullanıldıkça kullanılmış olanlar geri alınmak suretiyle yenisi verilmek üzere, defterdarlarca tespit edilen sayıda muhasebe yetkilisi mutemedi alındısı cildi verilir. Muhasebe yetkilisi adına tahsilat yapmaya yetkili mutemetlerce yapılan tahsilat ve teslim alınan değerler için “Muhasebe Yetkilisi Mutemedi Alındısı” (Örnek:10) kullanılır. Alındı, birisi dip koçan olmak üzere üç nüshalı olup bir nüshası parayı teslim edene, bir nüshası alındıyı düzenleyen yetkilinin bağlı bulunduğu birime verilir.
2) Muhasebe yetkilisi mutemetlerince yapılan tahsilat, tarih ve alındı seri ve sıra numarasıyla “Muhasebe Yetkilisi Mutemetleri Kasa Defteri”ne (Örnek: 11) işlenir. Defterde; tahsilatın tarihi, sıra numarası, kimden tahsil edildiği ve alındı seri ve sıra numaralarının kaydına ilişkin sütunlardan başka yapılan tahsilatın çeşidini göstermek üzere dört ayrıntı, bir “Toplam” ve bir “Genel Toplam” sütunu bulunmaktadır. Muhasebe yetkilisi mutemetleri tarafından tahsil olunan paralar, bütçenin birkaç gelir türünü ilgilendirdiği takdirde, defterin “Yapılan Tahsilatın Çeşidi” başlığı altındaki sütunlarına ayrı ayrı işlenir. Toplam ve ayrıntı sütunlarına yapılan kayıtlar, tahsil olunan paraların muhasebe birimine teslim edildiği tarihe kadar devam eder. Para muhasebe birimine yatırıldığında, tutarı “Genel Toplam” sütununa alınır, diğer sütunların altları çift çizgi ile kapatılır. Genel toplam sütununun toplamları malî yıl sonuna kadar devam eder.
3) Muhasebe yetkilisi mutemetlerince yapılan tahsilat tutarı, miktarına bakılmaksızın her onbeş günde bir ve her hâlükârda malî yılın son iş gününde muhasebe birimi veznesine veya banka hesabına yatırılır. Tahsilat tutarının Bakanlıkça belirlenen miktarın dört katına ulaşması hâlinde paranın, onbeş günlük süre beklenmeksizin, tahsilatın yapıldığı günü takip eden günün mesai saati bitimine kadar muhasebe birimi veznesine veya banka hesabına yatırılması zorunludur. Ancak, banka şubesi bulunmayan ilçe, belde ve köylerde muhasebe yetkilisi mutemetlerince tahsil edilen paralar, miktara bakılmaksızın, en geç izleyen ayın üçüncü günü akşamına kadar yatırılır.
4) Tahsil edilen para, muhasebe birimine alındı dip koçanı ve muhasebe yetkilisi mutemetleri kasa defteriyle birlikte getirilir. Dip koçanlar ile defter kaydı karşılaştırılıp “Yapılan Tahsilatın Çeşidi” sütunları toplamı ile toplam sütunu kontrol edildikten sonra teslim edilecek para tutarı bulunur ve bu tutar defterin “Genel Toplam” sütununa yazılır. Defterin toplam sütunu karşısına ve alındı dip koçanının en son yaprağının arkasına “..... numaraya kadar olan ..... tahsilat teslim edilmiştir.” açıklaması yazılarak muhasebe yetkilisi ve mutemet tarafından imza edildikten sonra muhasebe yetkilisi mutemetleri kasa defterinin zımbalı yaprakları koparılır ve alındı karşılığında kasaya teslim edilerek bu konuda düzenlenecek muhasebe işlem fişine eklenir. Veznedarlarca, tahsilata ilişkin verilen alındıların tarih ve numarası defterin ikinci nüshasına işlenir. Kullanılmamış muhasebe yetkilisi mutemedi alındısı yaprağı bulunan cilt, mutemede geri verilir.
5) Muhasebe yetkilisi mutemetlerinin yaptığı tahsilatın muhasebe biriminin veznesine veya banka hesabına yatırılmasına ilişkin süre ve tutar, ihtiyaca göre idareler itibarıyla Bakanlıkça farklı belirlenebilir.
ğ) Muhasebe yetkilisi mutemetlerince ihale teminatı, tedavi veya güvence bedeli gibi nakden tahsil edilen paralar ile bu paralardan iade edilmesi gerekenler hususunda aşağıdaki açıklamalara göre işlem yapılır:
1) Muhasebe yetkilisi mutemetlerince ihale teminatı, tedavi veya güvence bedeli gibi nakden tahsil edilen paralar ile bu paralardan iade edilenler için “Mutemetlikler Tahsilat ve Ödemeler Defteri” (Örnek:12) kullanılır. Bu defteri kullanan muhasebe yetkilisi mutemetlerince, ayrıca Muhasebe Yetkilisi Mutemetleri Kasa Defteri tutulmaz. Mutemetlikler Tahsilat ve Ödemeler Defteri, birisi dip koçan olmak üzere üç nüsha düzenlenir. Defterin; “Tahsilat” tablosundaki “Emanetler” bölümünün “Depozito” sütununa, ihale teminatı, tedavi veya güvence bedeli gibi nakden tahsil edilen paralar, “Ödemeler/Göndermeler” tablosundaki “Ödeme ve Mahsubun Çeşidi” bölümüne mutemetlerce ihale teminatı, tedavi veya güvence bedeli gibi nakden tahsil edilip iade edilen paralar, “Muhasebe Birimine Gönderilen” bölümüne ise, mutemetliklerden muhasebe biriminin hesabına yatırılan/aktarılan paralar kaydedilir.
2) Her birimde Mutemetlikler Tahsilat ve Ödemeler Defteri bir muhasebe yetkilisi mutemedi tarafından tutulacak olup, depozito veya tedavi (güvence) bedeli gibi tahsil edilen paralardan iade işlemi, sadece bu defteri tutan muhasebe yetkilisi mutemedi tarafından yapılır. Ancak, iade yetkisi verilen muhasebe yetkilisi mutemetlerince yapılan tahsilatlardan tahsil edildiği ay içinde iade edilmeyen depozito veya tedavi (güvence) bedelleri ilgili muhasebe birimlerince iade edilir.
3) Muhasebe yetkilisi mutemetlerince, her ay sonu itibarıyla, o döneme ilişkin olarak nakden yapılan tahsilat ve iadeler ile muhasebe birimi hesabına yapılan aktarmaların, tahsil ve ödemeler itibarıyla ayrı ayrı olmak üzere; tarihini, kimden tahsil edildiğini veya kime ödendiğini, niteliğini, belge adedini ve tutarını gösteren iki nüsha liste düzenlenerek , bu listenin birinci nüshası ile "Mutemetlikler Tahsilat ve Ödemeler Defteri"nin ilk iki nüshası, tahsilat ve iadelere ilişkin belgelerle birlikte bağlı bulunulan muhasebe birimine gönderilir. Diğer nüshası ise mutemetlikte saklanır.
4) Muhasebe biriminden uzak birimlerde yapılacak ihalelerde, isteklilerce nakit olarak verilecek geçici teminatlar, kendisine iade yetkisi verilen muhasebe yetkilisi mutemetlerince teslim alınması karşılığında da muhasebe yetkilisi mutemedi alındısı verilir.
5) Üzerine ihale yapılan istekli ile en avantajlı ikinci teklif sahibi dışındakilere ait geçici teminatlardan aynı gün yapılacak iadeler bu mutemetlerce yapılır, daha sonraki günlerde yapılacak iadeler ise muhasebe birimleri tarafından gerçekleştirilir. Geçici teminatların iade edilebilmesi için, alındının arkası tahakkuk birimince “İadesinde sakınca yoktur.” ibaresi yazılarak imzalanıp mühürlendikten sonra istekliye verilir. Tahsil edilen, iade edilen veya muhasebe biriminin hesabına intikal ettirilen teminatlar da Mutemetlikler Tahsilat ve Ödemeler Defterinde açılacak sütunda izlenir. Muhasebe yetkilisi mutemetleri sadece nakit teminatları alacak olup, ilgili mevzuat uyarınca teminat olarak kabul edilen diğer değerleri teslim alamazlar.