Madde 12 — Kalite güvencesi sistemi
MADDE 12 – (1) Yetkili derecelendirme kuruluşları, kendisinin, ortakları, yönetim kurulu başkan ve üyeleri ile (Mülga ibare:RG-2/4/2015-29314) (…) yöneticileri, derecelendirme komitesi üyeleri ve derecelendirme uzmanlarının bu Yönetmelikte belirlenen mesleki gereklilik ve yeterliliği haiz, ilgili düzenlemelere uygun, yapılan derecelendirmelerin doğru olduğunu teyit edecek bir kalite güvencesi sistemini kurmakla yükümlüdür. Kalite güvencesi sistemi, yeterli mali kaynaklara sahip olmalı ve derecelendirme sürecinden bağımsız bir yapıda oluşturulmalıdır.
(2) Yetkili derecelendirme kuruluşunun icrai görevi olmayan yönetim kurulu üyeleri arasından seçilecek iki üye, kalite güvencesi sisteminin işleyişinden sorumlu olarak görevlendirilir. Kalite güvencesi sisteminden sorumlu yönetim kurulu üyelerinin en az dört yıllık lisans düzeyinde eğitim görmüş olmaları ve derecelendirme konusunda yurt içinde veya yurt dışında yetkili kurumlar tarafından verilen mesleki yeterlilik sertifikalarına ve bankacılık, bağımsız denetim veya derecelendirme konularında en az beş yıllık tecrübeye sahip olmaları veya bankacılık, bağımsız denetim veya derecelendirme konularında en az yedi yıllık tecrübeye sahip olmaları gerekmektedir. Yetkili derecelendirme kuruluşunun ortakları, yönetim kurulu başkan ve üyeleri, yöneticileri, (Mülga ibare:RG-2/4/2015-29314) (…) derecelendirme komitesi üyeleri veya derecelendirme uzmanları, bu Yönetmelik hükümlerine aykırı davranıldığı hususunda bilgi sahibi olmaları halinde, bu durumu ivedi olarak Kuruma bildirilmek üzere kalite güvencesi sisteminden sorumlu yönetim kurulu üyelerine bildirirler.
(3) Kalite güvencesi sistemi, yıl sonları itibarıyla yılda bir kez gözden geçirilir. Kalite güvencesi sistemi raporu, yönetim kurulunca kabul edilmesini müteakip Nisan ayı sonuna kadar Kuruma gönderilir ve yetkili derecelendirme kuruluşunun internet sayfasında açıklanır.
(4) Kalite güvencesi sisteminin gözden geçirilmesinde aşağıdaki ilkelere uyum düzeyi dikkate alınır.
a) Mesleki yeterlilik: Kalite güvencesi sisteminden sorumlu yönetim kurulu üyeleri, derecelendirme komitesi üyeleri ve derecelendirme uzmanlarının 7 nci maddede belirtilen nitelikleri taşıması.
b) Mesleki gereklilikler:
1) Yetkili derecelendirme kuruluşu ve ortakları, yönetim kurulu başkan ve üyeleri ile (Mülga ibare:RG-2/4/2015-29314) (…) yöneticileri, derecelendirme komitesi üyeleri ve derecelendirme uzmanlarının 8 inci, 9 uncu ve 24 üncü madde hükümlerine uygun davranması.
2) Yetkili derecelendirme kuruluşu, kalite güvencesi sisteminden sorumlu yönetim kurulu üyeleri, derecelendirme komitesi üyeleri ile derecelendirme uzmanlarının 6 ncı, 11 inci ve 23 üncü madde hükümlerine uygun davranması.
c) Görev dağılımı: Derecelendirme çalışmasının gerekli düzeyde bilgi, mesleki yeterlilik ve beceriye sahip olan derecelendirme uzmanı tarafından gerçekleştirilmesi ve bu çalışmanın sonuçları esas alınarak derecelendirme komitesi tarafından derecelendirme notu verilmesi.
ç) Yönlendirme: Derecelendirme faaliyetinin istenen kalitede olabilmesini ve derecelendirme sonunda tam ve doğru bir görüş bildirilebilmesini teminen, yapılan işin her seviyede gözden geçirilmesi ve derecelendirme uzmanlarının görevleri konusunda yönlendirilmesi.
d) Görüş alma: 24 üncü madde hükümleri saklı kalmak kaydıyla gerekli görülen durumlarda, konuyla ilgili deneyimi ve bilgisi bulunan kişilerden görüş alınması.
e) Görev kabulü ve devamlılık: Yeni görev kabulü için veya gelecek dönemlerde derecelendirme faaliyetine devam edilebilmesi için değerlendirme yapılması, yapılacak değerlendirmede müşterinin durumunun özellikle bağımsızlık ilkelerine uygunluk ve verilecek hizmetin kapsam ve boyutu yönünden değerlendirilmesi.
f) Geriye dönük testlerin yapılması: Derecelendirme faaliyetlerindeki sistematik derecelendirme hatalarının geriye dönük testler yolu ile ortaya çıkarılmasına ve düzeltilmesine dair süreçlerin tesis edilmesi.
g) Derecelendirme notlarının takibi: Derecelendirme notlarının yılda en az bir defa ve her halükarda yedinci ve sekizinci fıkralarda belirtilen önemli değişikliklerin olduğu durumlarda gözden geçirilmesi ve derecelendirilen müşterilerin üst yönetimi ile içinde bulunulan ilişkinin boyutu da dahil, yapılan gözden geçirmenin nasıl yürütüldüğü hakkında detaylı bir özet hazırlanması.
ğ) İzleme: Kalite güvencesi yöntemlerinin yeterliliği ve işlevselliğinin izlenmesi.
(5) Yetkili derecelendirme kuruluşu, aşağıda yer alan bilgi ve belgeleri sürekli bir şekilde Kurumun denetimine hazır bulundurur;
a) 15 inci maddenin sekizinci fıkrasına uygun olarak hazırlanan yönetim kurulu onaylı metodoloji dokümanları,
b) Müşterilerine verdiği derecelendirme notları, bu notların oluşturulmasında esas alınan veriler, çalışma kağıtları, derecelendirme komitesine sunulan raporlar, derecelendirme komitesi kararları ve asgari nitelikleri 23 üncü maddenin ikinci fıkrasında belirtilen derecelendirme raporları,
c) Kredi değerliliğinin belirlenmesinde kullanılan metodolojilerin her biri için hesap dönemleri bazında hazırlanan geriye dönük test sonuçları ve bu sonuçların nasıl elde edildiğine ilişkin açıklamalar ile bu analizde temerrüde düştüğü kabul edilen müşterilerin mütemerrid sayılma gerekçeleri,
ç) Yeterli verinin oluştuğuna kanaat getirilmesi halinde geçiş matrisleri,
d) Yetki başvuru sırasında veya yetkilendirildikten sonra Kurumca talep edilen bilgi ve belgeler ile bu bilgi ve belgelerde meydana gelen değişiklikler.
(6) Yetkili derecelendirme kuruluşları, derecelendirme faaliyeti kapsamında düzenlenen çalışma kağıtlarının ve bunların eki bilgi ve belgelerin asıllarını, mümkün olmadığı hallerde sıhhatlerinden şüpheye mahal vermeyecek kopyalarını, düzenlenmelerini izleyen hesap döneminden itibaren on yıl süreyle, hukuki ihtilafa konu olanları ise bu ihtilafın sonuçlanmasına kadar saklamak zorundadırlar.
(7) Yetkili derecelendirme kuruluşu, derecelendirme metodolojilerinin herhangi birinde önemli bir değişiklik yaptığında veya önemli olduğunu düşündüğü bir değişiklik gerçekleştiğinde, bu değişikliği izleyen 30 gün içinde Kurumu değişiklik ve sonuçları hakkında bilgilendirir. Değişikliğin önemli olarak değerlendirilip değerlendirilmeyeceğinin tespiti amacıyla, yetkili olunan ve değişikliğin gerçekleştiği metodoloji için değişikliğin gerçekleştiği tarihten itibaren geriye doğru son üç hesap döneminde aynı metodoloji kullanılarak verilen derecelendirme notlarının yeniden değerlendirmesi yapılır. Değerlendirme neticesinde, değişiklik öncesi verilen derecelendirme notları ile değişiklik yapılmış derecelendirme metodolojisi kullanılarak bulunan yeni derecelendirme notları arasındaki fark ana derecelendirme not cetveli kullanılarak müşteri bazında bulunur. Bu farkların mutlak değerleri toplamlarının aynı süre içerisinde müşterilerine verdiği toplam derecelendirme notu sayısına oranı onda biri aşmakta ise anılan değişiklik önemli olarak kabul edilir. Bu değerlendirmelerin yapılmaması veya yapılmasının mümkün olmadığı hallerde tüm değişiklikler Kuruma bildirilir.
(8) Bir derecelendirme metodolojisi ile derecelendirme notu belirlenirken kullanılan denklemlerdeki veya soru setlerindeki değişkenlerin ve soruların derecelendirme notu üzerindeki ağırlıklarının değiştirilmesi, denklem veya soru seti üzerinde değişken veya soru ilave edilmesi veya çıkartılması gibi değişikliklerin yapılması hususlarının önemliliği haiz olup olmadıkları da ilgili derecelendirme kuruluşu tarafından değerlendirilir ve önemli görülmeleri halinde Kuruma bildirilir.
(9) Önemli olup olmamasına bakılmaksızın bir derecelendirme metodolojisinde meydana gelen değişikliklerin ve varsa analizlerin detaylı ve sistematik olarak kayıt altına alınması ve yönetim kurulu karar defterine işlenmesi şarttır.
(10) Derecelendirme kuruluşları, kullandıkları metodolojileri asgari olarak yılda bir kez ekonomik durgunluk, sektördeki durgunluk, piyasa risk faktörlerindeki değişimler, likidite sıkışıklıkları vb. açılardan muhtelif stres testlerine ve senaryo analizlerine tabi tutar ve söz konusu test ve analizlerin derecelendirme notlarına etkisini gösteren sonuçları kalite güvence sistemi kapsamında denetime hazır bulundurur.