Madde 9 — Arşivlerden Yararlanma
Madde 9- üniversitenin yetki ve sorumluluğuna geçmiş olan arşiv malzemesinin aslı, hiçbir sebep ve suretle arşivden veya bulundukları yerlerden dışarıya verilmez; Üniversite arşivinde bulunan malzemenin ilgili birimlere ödünç verilme hakkı saklıdır. Ancak, devlete, gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin görülmesi, bir hakkın korunması ve ispatı gerektiğinde usulüne göre örnekler verilebilir ya da mahkemelerce tayin edilecek bilirkişiler veya ilgili dairelerince görevlendirilecek yetkililer tarafından yerinde incelenebilir.
Üniversite birimlerinin kurum arşivindeki malzemeye ihtiyaç duymaları halinde, bu malzeme , 15 günü aşmayan bir süre için ödünç verilebilir veya arşivde incelenebilir. Ödünç verilen malzeme takip formlarına işlenerek gününde arşive geri dönmesi temin edilir. Birimler kendilerine ödünç verilen malzeme üzerinde değişiklik yapamaz, dosyalardan evrak çıkaramaz ve evrak ekleyemezler. Ödünç verilen veya arşivde incelenen malzeme gizlilik derecesini haiz ise yetkisi olmayan kişilerce görülemez.
15 günlük ödünç verme süresine istinai bir durum olarak, üniversiteden emeklilik, tayin, el çektirme, istifa vb. nedenlerle ilişkisi kesilen personelin sicil dosyaları ile mezuniyet, kendi isteği ile ayrılma, yatay geçiş, atılma vb. sebeplerle ilişkisi kesilen öğrencilerin öğrenci dosyaları, söz konusu personel veya öğrencinin yeniden üniversiteye dönmesi halinde ilgili birime iade edilir.
Üniversite arşiv personeli işlemleri süratlendirmek amacıyla arşivde saklı malzemenin asıllarının görülmesine ihtiyaç olmayan durumlarda, ilgili birimin ihtiyaç duyduğu bilgiyi, arşivin işlerini aksatmayacak şekilde telefon veya fotokopi yoluyla ileterek bir araştırma hizmeti sunar. Mümkün olan durumlarda ödünç verme yerine bu araştırma hizmetinin hayata geçirilmesine çaba gösterir. Fotokopi verilmesi durumunda fotokopinin arkasına “İşi bitince imha ediniz” damgası basılır. Verilecek araştırma hizmetinde gizlilik ile ilgili hükümler saklıdır.
Arşiv Malzemesinin Yurtdışına İzinsiz Çıkarılamayacağı,