Madde 27 — İhale komisyonu başkanı, üyeleri ve raportörün görev ve yetkileri
MADDE 27 – (1) Komisyon başkanı, üyelerin ve raportörün görev ve yetkileri aşağıda gösterilmiştir.
a) Komisyon başkanı:
1) Komisyonu temsil eder.
2) Toplantının gündemini, gün ve saatini tespit eder, üyelere duyurulmasını sağlar.
3) Komisyon toplantısını yönetir, konularla ilgili olarak ayrı ayrı alınan görüşleri ana hatlarıyla üyelerin oylarına sunar.
4) Oylama sonuçlarına göre alınan kararın nihai şeklini belirler.
5) Karşı oy veren üyelerin, yazılı olarak hazırlayacakları gerekçeleri ilgili karara ilave ettirir.
b) Komisyon üyeleri:
1) Toplantı günü ve saatinden önce gerek görmeleri halinde, konu ile ilgili dosyayı incelerler.
2) Toplantı gün ve saatinde toplantının yapılacağı yerde hazır bulunurlar.
3) Gündemdeki konularla ilgili ayrıntılı inceleme yapmayı gerekli görüyorlarsa süre talep ederler, verilecek süre toplantıda tespit edilir ve tutanaklarda belirtilir.
4) Üyeler kararlarda çekimser kalamazlar.
5) Karara iştirak etmeyen üye, karşı görüşünü en geç konunun görüşüldüğü günü takip eden üç takvim günü içinde yazılı olarak ihale komisyonu başkanına vermek zorundadır.
6) Üyeler, izin, hastalık, geçici görev hallerinde başlayış ve bitiş tarihlerini de belirtmek suretiyle durumlarını komisyon başkanlığına bildirirler.
7) Komisyon üyeleri; komisyonda görüşülen konular hakkında ilgili firmalarla, komisyon başkanının bilgisi olmadan görüşme yapamazlar. Merkezde, Satınalma Dairesi Başkanı ve ilgili şube müdürü, taşrada ise komisyon başkanı firmalarla görüşmeleri yürütür.
c) Raportör:
1) İhale dosyasını hazırlar.
2) İhale ile ilgili teminatın kimin adına düzenlendiğini, bedel ve süre olarak yeterli olup olmadığını, tekliflerin mukayese cetveline geçirilmesini, ihale için istenen belgelerin yeterliğini tespit eder.
3) Tespitlerini bağlı olduğu şube müdürüne, komisyon başkanına ve talep etmeleri halinde üyelere bildirir.
4) Komisyonun görüşleri doğrultusunda kararı yazar ve parafe eder.
5) İhale kesinleştikten sonra, sözleşmesini hazırlayarak sözleşme hükümlerini uygular ve dosyayı sonuçlandırır.
6) Satınalma birimleri çalışanları arasından her ihale dosyası için bir raportör görevlendirilir.
(2) Tartışma ve oylama:
a) Komisyon kararları çoğunlukla alınır.
b) Oyların eşitliği halinde başkanın oyu istikametinde karar alınmış sayılır.
c) Her üye bir oy hakkına sahiptir.
ç) Üyeler arasında açık oylama yapılarak karar verilir.
(3) Gizlilik ilkesi:
a) Komisyon toplantılarında konuşulan konular, alınan kararlar ve düzenlenen raporlar, başkanın ve üyelerin fikirleri ve oylama ile ilgili hususlar ihale komisyonu üyeleri ve raportör tarafından üçüncü şahıslara açıklanamaz.
b) Teklif fiyatları, ihale sürecinde, ihaleye katılanlar dışındaki firmalara bildirilmez.
c) Tartışmalar hakkında hiçbir bilgi, doküman, not ve diğer materyal ve bilgi verilemez.
ç) Konularla ilgili olarak, kararlara ait tutanaklar başkan ve üyelerce imzalandıktan sonra, bu tutanak dışında hiçbir görüş, düşünce ve şifahi alındığı söylenen mutabakatlar komisyon üyelerini bağlamaz.
Komisyon başkanı, üyeleri ve raportörün sorumlulukları