Madde 10 — Arşiv belgelerinin gizliliğinin değerlendirilmesi

MADDE 10- (1) Gizlilik derecesi/özelliği bulunan ve halen bu özelliğini koruyan arşiv belgeleri Başkanlığa devredildikten sonra da bu özelliğini korur.

(2) Gizlilik derecesi/özelliği olan arşiv belgelerinden üzerinde tanımlanmış olan saklama, kullanma, paylaşma ve yayımlama kısıtlamalarının, geçen zaman ve değişen koşullar sonucu tekrar gizliliğinin değerlendirilmesi ve gizliliğinin kaldırılması, Başkanlık tarafından kurulacak Arşiv Belgesi Gizlilik Değerlendirme Komisyonu tarafından yürütülür.

(3) Komisyon, Başkanın görevlendireceği başkan ve üyeler ile kurumunun belgeleriyle ilgili görüş ve değerlendirmede bulunabilecek üyelerin katılımı ile en az beş kişiden oluşur.

(4) Komisyon üye çoğunluğu ile toplanır ve oy çokluğu ile karar alır. Oyların eşit olması halinde komisyon başkanının oyu kararı belirler.

(5) Gizlilik derecesi/özelliği değerlendirilen ve bu özelliği kaldırılanlar, Başkanlıkça düzenlenen Gizliliği Kaldırılan Arşiv Belgeleri Listesi’ne eklenir. Liste, komisyon başkanı ve üyeleri tarafından imzalanır.

(6) Arşiv Belgesi Gizlilik Değerlendirme Komisyonunun aldığı kararlar Başkanın onayını müteakip kesinlik kazanır. Gizliliği kaldırılan arşiv belgelerine, “… tarih ve … sayılı olur ile gizliliği kaldırıldı” ibaresi düşülür.

(7) Arşiv Belgesi Gizlilik Değerlendirme Komisyonu Kararları, Başkanın oluru ve bunlarla ilgili yazışmalar imha edilmez ve sürekli olarak saklanır.

(8) Gizlilik derecesi kaldırılan arşiv belgeleri, diğer belgeler ile aynı usulde araştırma hizmetine sunulur.

(9) İlga edilen ve faaliyeti sonlandırılarak belgeleri Başkanlığa devredilmiş kurum ve kuruluşlara ait belgelerin değerlendirilmesi ve gizliliğinin kaldırılması işlemlerine yönelik süreç Başkanlıkça yerine getirilir.