Madde 28 — Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formunun Düzenlenmesi

Madde 28- Aynı tür arşiv malzemesi, aynı form’a kaydedilir. Değişik türde arşiv malzemesi bulunması halinde, her biri için ayrı bir form düzenlenir.

Form üzerindeki, teslim edilen arşiv malzemesinin;

a) “Birimi” bölümüne, arşiv malzemesini devreden birimin adı,

b) “Türü” bölümüne, dosya, defter, form, plan, program, model, fotoğraf, resim, film, plak, görüntü bandı, ses bandı, manyetik teyp, damga ve bu gibi olduğu,

c) “İşlem Yılı” bölümüne, arşiv malzemesinin teşekkül ettiği yıl,

d) “Teşkilat Kodu” bölümüne, her dikdörtgen, içine sırasıyla Kurum, birim, alt birim ve hizmet kodları yanındaki “kutu” ve “dosya” bölümüne de, kutu ve dosya numarası,

e) “Envanter Sıra Numarası” bölümüne, ekleri dışında, evraka teslim dönemi ile ilgili olarak envanter dökümünde verilen müteselsil sıra numarası,

f) “İşlem Tarihi” bölümüne, evrakın gün/ay/yıl olarak aldığı tarih,

g) “Sayı” bölümüne, evraka verilen sayı,

h) “Gizlilik Derecesi” bölümüne, evrakın gizli olup olmadığı (gizli evrak “G” kısaltması ile gösterilir.)

ı) “Konusu” bölümüne, evrakın konusunu ifade edecek kısa açıklama,

i) “Adedi” bölümüne, dosyalar için toplam yazı sayısı, defterler için toplam sayfa sayısı, diğer tür belgeler içinde toplam adet,

j) “Açıklama” bölümüne, yıpranma, eksiklik ve benzeri gibi, devredilecek arşiv malzemesi ile ilgili olarak yapılması gerekli açıklamalar,

k) “Evrak Sıra Numarası” bölümüne, evrakın dosya içindeki sıra numarası,

yazılır.