Madde 40 — Tespit ve sayıma ilişkin ilk işlemler
MADDE 40 – (1) Sayıma başlanırken, öncelikle kasa kontrol altına alınır. İşlenmemiş makul sayıdaki kayıtların ikmali temin olunur. Defterdeki son kayıtların altı ve en son tahsilât ve reddiyat makbuzlarıyla kullanılmakta ise, son çek dip koçanı imzalanır. Makbuzlar ile çeklerin tarih ve numaraları tutanağa kaydedilir.
(2) Müfettişler, veznesi ve kasası bulunan birimlerde kasayı sayarak işlere başlarlar.
(3) Ambarı bulunan birimlerde ise öncelikle müfettiş tarafından sondaj suretiyle ambar muhtevası sayılır. Bu sayım sonrası ambar mevcudu ile ilgili olarak yeterli kanaat edinilirse ambar sayım listesi ilgili birim sorumlusuna tanzim ettirilir, bu liste ile defter ve kayıtlara müfettiş tarafından görüldü şerhi düşülür.
(4) Her dairenin kasasına aynı zamanda el konulur. Aynı zamanda el konulması mümkün olmadığı takdirde, öncelikle kasalar veya içinde para, kıymetli evrak ve değerli eşyanın saklanmakta olduğu dolap ve benzeri yerler kilitlenip mühürlenir veya mevcutlarında değişiklik yapılmasını önleyecek tedbirler alınır.
(5) Sayımlar o gün bitirilemez ise işe müteakip günlerde devam olunur.
(6) Hâkim ve Cumhuriyet savcıları ile adlî tıp ve benzeri resmî makamların imza ve mühürleriyle muhteviyatı ayrıntılı olarak belirlenerek paketlenen ve durumları kuşku yaratmayan emtianın mühürleri sökülmeksizin kayıtlardaki içeriği tutanağa geçirilmekle yetinilebilinir. Mühür sökülmek suretiyle tespit yapılması hâlinde, emtiayı uhdesinde bulunduran birim tarafından vakit geçirilmeksizin tekrar mühürlenmesi sağlanır.
(7) Denetlenen birim dışında bulunan eşya ve evrakın teslim tutanakları incelenir, gerektiğinde ilgili birimlerden muhtevasını içeren yazı alınır veya mahalline gidilerek eşya ve evrak görülür.
(8) Banka kasasında bulunan kıymetli evrakla eşyanın mahallinde tespitinde de hâkim ve Cumhuriyet savcılarının imza ve mühürleriyle muhteviyatı belirlenenler ve kuşku yaratmayanların mühürleri sökülmeksizin kayıtlardaki içeriği tutanağa geçirilmekle yetinilebilinir, ancak mühürlerinin sökülmesine ihtiyaç duyulursa bu işlem ve yeniden mühürlenme (Değişik ibare:RG-30/6/2022-31882) 6/8/2015 tarihli ve 29437 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Bölge Adliye ve Adlî Yargı İlk Derece Mahkemeleri ile Cumhuriyet Başsavcılıkları İdarî ve Yazı İşleri Hizmetlerinin Yürütülmesine Dair Yönetmeliğin 209 uncu maddesi uyarınca yapılır.
(9) Kıymetli evrak ve eşyanın tespitinde, mahsus defterdeki kayıtlardan hareketle eşyanın mevcudiyeti araştırılır. Söz konusu deftere kaydı gerekmeyen emtianın buraya kaydedilmiş olması hâlinde ilgililer, müteakip kayıtların usulüne uygun yapılması konusunda uyarılır ve bu gibi eşyaya tespit tutanağında yer verilmez. Önceki tespitte yer alıp, denetim dönemi içerisinde tasfiyesi yapılan evrak ve eşyanın muhtevası ve numarası yazılmaksızın usulünce tasfiye edilip edilmediği bilgisine yer verilir.
(10) Kayıtlara göre dairede gözüken ancak varlıkları görülemeyen para ve emtianın herhangi bir sebeple başka yerde muhafaza edildiği bildirildiğinde, ilgilisinin yanına birden ziyade güvenilir kimse verilir ve bulunduğu yerden getirilerek durumu ayrı bir tutanakla belirlenir, gerektiğinde kilitli yerler açtırılır.
(11) Tespit sırasında ilgilisi hakkında işlem yapılmasını gerektirecek aksaklık veya yolsuzluk ile mevcutlarda noksanlık görülmesi hâlinde, olayın özelliğine göre, yazı cevaplarının kısa sürede getirtilmesinin temini, defter, makbuz ve kayıtlara el konulması gibi kasayı ve mevcutları korumaya yönelik önlemler alınmak suretiyle sorunun mahiyetinin belirlenmesine çalışılır. Lüzum arz etmesi hâlinde Başkanlığa, denetleme dönemi öncesi hesaplarının yeniden inceleme konusu yapılması yolunda teklifte bulunulur ve alınacak emre göre hareket edilir. Gereken hâllerde sorumlular hakkında adlî ve idarî tahkikat başlattırılır.
(12) Kullanılmakta olan ve denetim için önem arz eden defter, karton, makbuz gibi kayıtlara delâlet eden belgeler denetime başlanılan gün itibarıyla imzalanır. Lüzumu hâlinde bu işlem denetim içerisindeki başka bir tarihte de yapılabilir.
(13) Söz konusu işlemler, zarurî hâller dışında, ilgili memurun huzurunda yapılır.
Para, kıymetli evrak ve eşyanın sorulması