Madde 26 — Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formunun Düzenlenmesi

Madde 26 — Aynı tür arşiv malzemesi aynı form’a kaydedilir. Değişik türde arşiv malzemesi bulunması halinde her biri için ayrı form düzenlenir.

Form üzerindeki teslim edilen arşiv malzemesinin;

a) "Birimi" bölümüne, arşiv malzemesini devreden birimin adı,

b) "Türü" bölümüne dosya, defter, form, plan, program, model, fotoğraf, resim, film, plak, görüntü kaseti, ses kaseti, damga vb.olduğu,

c) "İşlem Yılı" bölümüne, arşiv malzemesinin teşekkül ettiği yıl,

d) "Teşkilat Kodu" bölümüne, her dikdörtgen içine sırasıyla kurum, birim, alt birim ve hizmet kodları yanındaki "kutu" ve "dosya" bölümüne de kutu ve dosya numarası,

e) "Envanter Sıra Numarası" bölümüne, ekleri dışında evraka teslim dönemi ile ilgili olarak envanter dökümünde verilen müteselsil sıra numarası,

f) "İşlem tarihi" bölümüne evrakın gün/ay/yıl olarak aldığı tarih

g) "Sayı"bölümüne evraka verilen sayı

h) "Gizlilik Derecesi" bölümüne evrakın gizli olup olmadığı (gizli evrak "G" kısaltması ile gösterilir.)

ı) "Konusu" bölümüne o evrakın konusunu ifade edecek kısa açıklama

i) "Adedi" bölümüne dosyalar için toplam yazı sayısı defterler için toplam sayfa sayısı diğer tür belgeler için toplam adet

j) "Açıklama" bölümüne yıpranma, eksiklik ve benzeri gibi devredilecek arşiv malzemesi ile ilgili olarak yapılması gerekli açıklamalar

k) "Evrak sıra numarası" bölümüne, evrakın dosya içindeki sıra numarası yazılır.